Etkinlik Planlama Kontrol Listesi: Başarılı Bir Etkinlik İçin Basit Adımlar

Başarılı etkinlikler etki yaratır. Ortalama büyüklükte bir etkinlikten, daha sona ermeden, sosyal medyada 1.400.000 kere bahsediliyor. Bunun gibi etkinlikler, amacınız, işletmeniz veya sektörünüzle ilgili bilgileri kendi çevrenizin dışındaki insanlara yayar. Bu da her etkinliği olması gerektiği gibi gerçekleştirmenin ne kadar önemli olduğunu gösterir.

Başarılı bir etkinlik planlamakla ilgili tüm görevleri üstlenmekte zorlanıyorsanız, yalnız değilsiniz. Dünyanın en organize etkinlik planlayıcısı bile, bir etkinliği mümkün kılan tüm işlerle başa çıkmakta zorlanır. Üzülmeyin! 16 haftalık bu etkinlik planlama kontrol listesiyle işinize kaldığınız yerden devam edin.

  • Hedef belirleyin. Neden etkinlik düzenliyorsunuz? Başarmayı umduğunuz şey nedir? Bir konu veya tema üzerinde karar kılarak, net hedefler belirleyerek ya da katılım rekorunu kırmak için kaç kişiye ihtiyaç duyduğunuzu öğrenerek projenize yön verin.
  • Ekibinizi kurun. Her ekip üyesine program yöneticisi, etkinlik pazarlamacısı, işlem sorumlusu veya bütçe sorumlusu gibi roller atayın. Bu roller, net hedefleri ve mümkün olduğunda ölçülebilir hedefleri içermelidir.
  • Yeri ve tarihi seçin. Katılımcıların ne kadar harcama yapacaklarını, nereleri uygun bulduklarını ve etkinliğinize kimle (çocuklar, eşler, meslektaşlar, arkadaşlar) katılacaklarını etkinlik öncesi anketiyle belirleyin. Ardından, hangi tarihlerin ücretsiz olduğunu görmek için uygun mekanlarla iletişime geçin.
  • Etkinlik baş konuşmacısını belirleyin. Etkinliğinize ilgi çekici bir açılış konuşmacısı, sunumcu vb. bulmak için kendinizin veya ekibinizin iletişim ağlarından yararlanın. Baş konuşmacının müsait olduğundan emin olun.
  • Etkinliğiniz için bir yol haritası çizin. Baş konuşmacıyı belirlediğinize göre, artık etkinliğin geri kalanı için bir yol haritası hazırlayabilirsiniz. Etkinliğinizin bir parçası olmak isteyen başka kimler ve neler var?
  • Bütçe oluşturun. Yol haritanızın ne kadara mal olacağını öğrenin ve bunu nasıl ödeyeceğinize karar verin. Kayıt ücretlerinden, katılımcılardan, sponsorlardan ve diğer finansman kaynaklarından ne kadar toplamanız gerektiğini belirleyin. Kayıt ücretlerini ve sponsor seviyelerini belirlemek için bu bilgileri kullanın.
  • Finansman kaynaklarına ulaşın. Etkinliğinizin hedefleri, baş konuşmacısı ve sponsor seviyeleriniz hakkındaki bilgileri potansiyel katılımcılara ve etkinlik sponsorlarına ulaştırın.
  • Baş konuşmacınızla bir sözleşme imzalayın; fotoğraf ve biyografi gibi tanıtım materyalleri edinin. Seyahat ve konaklama süreçlerini düzenleyin.
  • Finansman kaynaklarınızla sponsorluk anlaşmaları imzalayın. Her sponsordan logo gibi promosyon materyalleri alın.
  • Sunumcularla anlaşın. İletişim ağınıza bir daha göz atarak, konuşmacılar ve tören görevlileri de dahil olmak üzere potansiyel sunumcuları belirleyin. Her sunumcunun ilgisini ve müsaitliğini doğrulayın ve onları programa dahil etmeye başlayın.
  • Eğlence, yemek hizmeti, trafik kontrolü ve güvenlik gibi konuları açıklığa kavuşturun. Tarihlerinizi rezerve etmek için etkinlik yüklenicilerine ulaşın.
  • Etkinlik izinlerinizi alın ve mali sorumluluk sigortanızı yaptırın. Yiyecek izinleri, gürültü izinleri, tabela asma izinleri, yolların kapatılması veya polis koruması gerekliyse, yerel yetkililere danışın. Sorumluluk sigortası; sakatlık, mülk zararı ve benzeri etkinlik sorunlarını kapsar.
  • Etkinliğinizi markalaştırın. Etkinliğiniz için farklı bir görünüm oluşturun. Bu görünüm tanıtım materyallerinize, etkinlik dekorasyonunuza ve etkinliğinizin havasına yansıyacaktır.
  • Kayıt sürecini başlatın. Çevrimiçi kayıt formunuz, varış zamanları, diyet kısıtlamaları ve tişört boyutu hakkındaki faydalı lojistik soruları göz ardı etmeden, eksiksiz olarak anlaşılmalıdır.
  • Etkinliği tanıtın. Bir web sitesi oluşturun. Sosyal medyada etkinlik veya sayfa oluşturun. Konuşmacılar ve önemli konuklar katılacaklarını onayladıkça güncelleme paylaşın. Davetli listenizi sonuna kadar kullanın. İlgili medya kuruluşlarına basın açıklaması gönderin.
  • Sunumcularınız ve etkinlik yüklenicilerinizle sözleşmeler imzalayın.
  • Gerekli malzemeleri satın alın veya kiralayın. Yüklenicilere, hangi ekipmanları sağlamanızı beklediklerini sorun. Ellerinde gerekli malzemelerin bulunup bulunmadığını öğrenmek için mekanınızla iletişime geçin. Bulunmuyorsa, satın almak veya kiralamak için tedarikçilere ulaşın. Etkinliğiniz için hediyeler ve eşantiyonlar gibi küçük sürprizler hazırlayın.
  • Tüm konuşmaların ve sunumların kopyalarını alın. Baş konuşmacınızın ve sunumcunuzun konuşma ve sunumlarının bir kopyasını isteyin. Her birinin uygun olduğundan emin olun ve gerekirse değişiklik yapmak için sunum yapan kişilerle birlikte çalışın.
  • Bir etkinlik programı ve senaryo oluşturun. Sert hava koşulları veya düşük katılım karşısında bir B planınız olsun.
  • Gönüllü toplayın. Personel ihtiyaçlarınızı belirleyin; ardından gönüllüler için açık bir talep gönderin. Çevrimiçi gönüllü kayıt formunu kullanın; beceriler ve ilgi alanlarıyla ilgili sorular sorarak her gönüllü için mükemmel rolü bulun.
  • Kayıt sürecini sonlandırın.
  • Bilgi paketleri gönderin. Etkinlik programı, menü, sunum yapanlarla ilgili bilgiler, diğer katılımcıların iletişim bilgileri veya etkinlik için belirlediğiniz hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak diğer bilgileri içeren bir paket gönderin. Bu süre içinde katılımcılara etkinlikle ilgili beklentilerini soracağınız anketler de yapabilirsiniz. Etkinliğinizin bir uygulaması varsa, nasıl indirileceğine ilişkin talimatları da ekleyin.
  • Sunumcular için medya röportajları ayarlayın. İlgiyi ölçmek için medya kuruluşlarıyla iletişime geçerek etkinlik sunumcularının bir listesini sunun. Ardından sunum yapanlara röportaj fırsatı sağlayın. Basına özel kartlar hazırlayın. Mümkünse, mekanın bir bölümünü röportajlara ayırın.
  • Her konuşma ve sunumun fiziksel ve dijital bir kopyasını alın. Risklerin yüksek olduğu bir etkinlikte, ters gidebilecek her konuya dikkat edin.
  • Düzeni kurun. Materyaller de dahil olmak üzere tüm gerekli malzemelerin mekanda olduğundan emin olun. Kayıt kabinleri, sandalyeler, masalar ve sahneler ayarlayın.
  • Gönüllüleri bilgilendirin. Gönüllüleri, etkinlik ekibi üyelerinden birinin yönettiği küçük, özel gruplara ayırın.
  • Basını arayın. Her medya kuruluşunun katılımını doğrulayın.
  • Gerçek zamanlı geri bildirim toplayın. Programdaki aralar sırasında, etkinlik geri bildirim formları gönderin. Bu anketler, etkinliğin gerçek zamanlı olarak başarısını ölçer ve sorunları ortaya çıkar çıkmaz düzeltme şansı tanır.
  • Teşekkür e-postaları gönderin. Katılımcılar, gönüllüler ve sunum yapanlar için ayrı birer e-posta taslağı hazırlayın. Yüksek katılım, üretken diyalog ve olumlu geri bildirim gibi etkinlik başarılarını vurgulayın.
  • Etkinlik sonrası bir anket ekleyin. Etkinliğinizin başarısını ölçün ve etkinlik sonrası bir anketle bir sonraki etkinliğinizi planlamaya başlayın. Anketi, katılımcılar, gönüllüler ve sunum yapan kişilerle en alakalı konuları kapsayacak şekilde düzenleyin.

Kapsamlı etkinlik planlama kontrol listemizle, etkinliğinizin hızlı bir şekilde başarıya ulaşmasını sağlayın. Etkinlik planlama kontrol listemizdeki kutuları işaretlemiş olsanız bile, ilerlemenizi ölçmenin en iyi yolunun 1. adımda kendiniz için belirlediğiniz hedefleri kullanmak olduğunu unutmayın.

SurveyMonkey'in merakınızı nasıl giderebileceğine bakın