Anketler ve testlerle proje yönetimi yazılımınızdan en iyi şekilde faydalanın

Bir projede hangi rolü üstlenirseniz üstlenin, büyük ihtimalle bir proje yönetimi yazılımı kullanırsınız.

Ekibinizin bu yazılımı etkili bir şekilde kullanabilmesi, proje yönetimi sürecinizi optimize etmeniz için çok önemlidir. O halde ekibinizin yazılımı mümkün olan en iyi şekilde kullandığından nasıl emin olabilirsiniz?Kullanmıyorlarsa, daha iyi kullanmalarını nasıl sağlarsınız?

Anketlerden ve testlerden faydalanarak.

Testlerin ve anketlerin oynadıkları role geçmeden önce, proje yönetimi yazılımının ne olduğunu ve bir kuruluştaki çalışanların bu yazılımı genellikle nasıl kullandığını konuşalım.

Proje yönetimi yazılımına genel bakış

Proje yönetimi yazılımı, çalışanların projeleri ayrı ayrı düzenlemelerine, planlamalarına ve yürütmelerine olanak tanır. Her proje için çıktıların ve zaman çizelgelerinin belirlenmesi, görevlerin uygun paydaşlara atanması, paydaşlar arasında işbirliğinin ve iletişimin sağlanması gibi işler bu yazılımlar üzerinden yapılır.

Proje yönetimi yazılımının kullanım durumları çalışan ve iş düzeyne göre değişir. Genel olarak:

  • Liderlik görevlerindeki çalışanlar projeleri daha geniş bir düzeyde görüntüler

Örneğin, üzerinde çalıştıkları projelerle ilgili raporlar hazırlayabilir ve bunları analiz edebilirler. Kimin ne iş yaptığını ve projelerle şirketin hedefleri arasında ne kadar yakın bir ilişki olduğunu görebilirler.

  • Liderlik görevlerinde olmayan çalışanlar temel olarak projeleriyle ilgilenirler

Projeye katkıda bulunanlar, genellikle zamanlarını iyi kullanmak ve işlerini öncelik sırasına koymak için "Bu projenin ne zamana hazır olması gerekiyor?", "Projede sonraki adımı ne olacak?" ve "Şimdi hangi projelere odaklanmalıyım?" gibi sorularla ilgilenirler.

  • Ekibin yazılımı nasıl kullandığını yönetmekle görevli olan çalışanlar

Bu çalışanlar genellikle operasyonlarla ilgili görevlerde çalışırlar Projelerin doğru şekilde yönetildiğinden, zaman çizelgesine uyulduğundan ve çalışanların yazılımla ilgili eğitimleri zamanında ve uygun şekilde aldığından emin olmak gibi sorumlulukları vardır.

Proje yönetimi sayısız şirket ve çalışan için bir ihtiyaç olduğundan, pazarda çok sayıda proje yönetimi yazılım platformu bulunur. En çok tercih edilen seçenekler arasında Trello, Jira, Basecamp ve Microsoft Project yer alır.

Anketler kullanım örneklerini ve gelişim alanlarını belirler

O halde, çalışanlarınız proje yönetimi yazılımınızı nasıl kullanıyor?

Öğrenmek için bunu bir anketle sormanız yeterli! Bununla ilgili olarak şu soruları da sorabilirsiniz:

  • Proje yönetimi yazılımımızı neden kullanıyorsunuz?
  • Proje yönetimi yazılımımızı ne sıklıkla kullanıyorsunuz?

Bu soruların yanıtları çalışanlarınızın yazılımdan nasıl ve ne kadar faydalandıklarını ortaya çıkarmakla kalmaz, ayı zamanda hangi durumlarda yazılımdan yeterince faydalanılmadığını ve bunun nedeninin bu alanların yeterince değerli olmaması mı yoksa çalışanlarınızın yazılımı kullanırken rahat hissetmemeleri mi olduğunu anlamanızı sağlar.

Anketler proje yönetimi yazılımınızın ekibinize nasıl daha çok değer sağlayabileceğini keşfetmenize de yardımcı olabilir. Çalışanlar, fikirlerini paylaşmaktan çekiniyor olabilir, ancak yanıtların isimsiz verilmesine olanak tanıyan bir anket, düşüncelerini samimi bir şekilde paylaşacakları bir platform sunar.

Mesela şunlar gibi sorular sormayı düşünebilirsiniz:

  • Proje yönetimi yazılımımızın aşağıdaki alanlardan hangilerinde geliştirilmesini isterdiniz?
  • Proje yönetimi yazılımımızı şu anda mümkün olmayan hangi yollarla kullanmayı isterdiniz?
  • Proje yönetimi yazılımımızı daha iyi kullanmak için aşağıdaki alanlardan hangisinde (varsa) eğitim almak isterdiniz?

Son olarak, mutlaka en az bir açık uçlu soru ekleyin. Çalışanlarınızın yanıtlarının daha iyi kararlar almanıza nasıl yardımcı olduğunu görmek sizi şaşırtabilir.

Testler, bilgi eksikliklerini öğrenmenize ve belirlemenize olanak tanır

Testler, çalışanlarınızın yazılımla ilgili bilgi düzeyini anlamanıza ve eğitime ihtiyaç duydukları alanları belirlemenize yardımcı olur.

Testler için ilk adım olarak çalışanlarınızı görevlerine göre gruplara ayırın. Daha sonra tanımladığınız her görev için kolay, orta düzey ve zor sorular hazırlayın.

Mesela, gruplardan biri yazılımı projelerini yönetmek için kullanan, yönetici düzeyinde olmayan çalışanlardan oluşsun. Bu çalışanların aşağıdakilere benzer görevleri anlamaları gerekir:

  • Çağrı oluşturma (kolay)
  • Rapor hazırlama (orta)
  • Özel bir pano oluşturma (zor)

Testinizi tasarlarken ve sonuçları analiz ederken, aşağıdaki ipuçlarını aklınızda bulundurun:

  • Önemli konulara temas eden veya diğerlerine kıyasla daha zor olan sorulara daha yüksek bir ağırlık atayın. Bu sayede, elde ettiğiniz nihai puanlar çalışanların yazılımı kullanma becerilerini daha iyi yansıtır.
  • Bir çalışan bir soruya yanlış yanıt verdiyse, özel bir geri bildirim vererekdoğru yanıtı gösterebilir ve neden doğru olduğunu açıklayabilirsiniz. Böylece çalışanlarınıza öğrenme ve gelişme fırsatı tanımış olursunuz.

En çok yanlış yanıt verilen soruları belirleyin. Bu sorular için en çok hangi yanlış yanıtların seçildiğini incelediğinizde elde edeceğiniz görüşler, ekibinizin eğitimini yönlendirmenize yardımcı olur .

Çalışanlarınızı test etmenin kolay bir yolunu arıyor ve yukarıdaki ipuçlarından faydalanmak istiyorsanız, çevrimiçi test aracımızı deneyin.→

Proje yönetimi yazılımınız kuruluşunuzun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur. Yazılımınızdan en iyi şekilde faydalanmak için nasıl kullandığını, hangi durumlarda daha az değer sağladığını ve çalışanların eğitimlerden nasıl en iyi şekilde faydalanabileceğini öğrenmek için gereken zamanı ayırın. Testler ve anketler, bu konuların her birinde ihtiyaç duyduğunuz görüşü size sunar.

SurveyMonkey'in merakınızı nasıl giderebileceğine bakın